پیش‌نیازهای مدیریت تغییر موفقیت‌آمیز

مدیریت تغییر (Change Management)، تحقق اهداف استراتژیک و بهبود آمادگی افراد و سازمان‌ها برای مقابله با چالش‌های داخلی و خارجی است و می‌تواند رشد و سودآوری کسب و کار را تحت تأثیر قرار دهد. امروزه، شرکت‌ها به ناچار برای حفظ جایگاه خود دستخوش تحولات تدریجی شده و مطابق با تغییر فضای کسب و کار متحول می‌شوند.

مدیریت تغییر مؤثر (Effective Change Management) مستلزم اقدام جامع و یکپارچه در تمام سطوح مدیریت است. مدیریت تغییر موفقیت‌آمیز چند فاکتور دارد که عبارت‌اند از:

* برنامه‌ریزی مؤثر (Effective Planning): برنامه‌ریزی مؤثر برای اطمینان از تحقق موفقیت‌آمیز تغییر بسیار مهم است. این مرحله اساساً شامل تعریف و مستندسازی اهداف حاصل از مدیریت تغییر و همچنین استراتژی‌های تحقق این اهداف است. هدف برنامه‌ریزی مؤثر پرداختن به سؤالات مهمی از این قبیل است: چه کسی، چه چیزی، چرا، چه زمانی، کجا و چگونه در اجرای برنامه مدیریت تغییر نقش دارد. برنامه‌ریزی به این ترتیب، شرایط فعلی را در چارچوب قرار می‌دهد و تأثیر برنامه‌ها و طرح‌های ابتکاری تغییر را در استراتژی‌های آینده‌پژوهی سازمان، افراد دخیل در آن و همچنین ذی‌نفعان مرتبط با آن ارزیابی می‌کند.

برنامه‌ریزی مؤثر باید عوامل زیر را در نظر بگیرد:

*تعریف مشخص اهداف مدیریت تغییر و هم‌سویی اهداف با چشم‌انداز / مأموریت / استراتژی‌ها. اگر چشم‌انداز به‌درستی تعریف نشده یا به اشتراک گذاشته نشده باشد، پیگیری مشارکت تمام ذی‌نفعان در فرایند تغییر می‌تواند دشوار شود. فقدان چشم‌انداز و جهت، می‌تواند منجر به اتخاذ رویکرد ناصحیح، نتایج متناقض و حتی از بین رفتن مزایای بلند مدت برنامه‌ها و طرح‌های ابتکاری تغییر شود.

*مستندسازی اهداف، تعریف نقشه راه یا تدوین برنامه تغییر برای اجرای مدیریت تغییر موفقیت‌آمیز. مستندسازی اهداف مدیریت تغییر، جهت‌گیری استراتژیک را ایجاد می‌کند و منطق برنامه (طرح ابتکاری) تغییر را همراه با منابع مورد نیاز برای تحقق آن توجیه می‌کند، و تصویر بزرگ‌تری در مورد اهمیت و پیچیدگی‌های مربوط به کل فرایند مدیریت تغییر ارائه می‌دهد.

مستندسازی (Documentation) باید نکات زیر را توجیه کند:

1. چرا طرح و برنامه تغییر لازم است و چه ضرورتی برای ایجاد عوامل / عوامل محرک مدیریت تغییر وجود دارد.
2. نتایج احتمالی برنامه تغییر چه می‌تواند باشد، و
3. چگونه اقدامات مدیریت تغییر می‌تواند بر ذی‌نفعان اصلی، افراد، فرایندها و کل سازمان تأثیر بگذارد.

برنامه تغییر باید مشمول موارد زیر باشد:

4. برنامه تغییر باید اهداف اصلیِ مدنظر را شرح دهد.
5. به منظور اطمینان از تغییر موفقیت‌آمیز؛ گزینه‌های استراتژیک‌، جهت، تغییر ساختار سازمانی و تغییر در فرایندهای موجود و شیوه‌های مدیریت افراد را به‌وضوح مشخص کند.
6. در برنامه‌های اجرای تغییر، شرح چگونگی ابلاغ تغییر به افراد یا ذی‌نفعان مرتبط با آن ارائه شود.
7. منابع مربوطه یا جدول زمانی که قرار است نتایج در آن حاصل شود را مشخص کند.
8. تغییر در سیاست‌ها و اصول منابع انسانی که ممکن است [به‌ویژه در رابطه با مسائل مربوط به کارکنان] برای تحقق اهداف مدیریت تغییر اعمال شود را در نظر بگیرد.
9. تعریف مشخصی از شاخص‌های اصلی عملکرد برای بررسی نتایج مدیریت تغییر و موفقیت آن در دستیابی به اهداف ارائه دهد.

تعریف ساختار یا چارچوب حکمرانی برای مدیریت تغییر مؤثر: در صورت عدم وجود چارچوب حکمرانی مشخص، موفقیت اقدامات مدیریت تغییر ممکن است از بین برود. برای تحقق فرایند تغییر موفقیت‌آمیز؛ ساختار، نقش‌ها و مسئولیت‌های سازمانی باید به‌روشنی تعیین شده و به‌طور دوره‌ای بر پیشرفت تغییرات نظارت شود و اقدامات اصلاحی برای تغییر و تحول یکپارچه نیز انجام شود. در این راستا، می‌توان از مدل ساختار حکمرانی تغییر زیر استفاده کرد:

کمیته راهبری (Steering Committee): این نهاد مهم مسئول تضمین موفقیت مدیریت تغییر است. اعضای کمیته راهبری وظیفه برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی‌ها، جهت و رهبری را برای مدیریت تغییر مشخص می‌کنند و این اطمینان را به وجود می‌آورند که اهداف مدیریت تغییر در راستای چشم‌انداز یا اهداف سازمانی قرار دارند.

حامی تغییر (Change Sponsor): حامی تغییر مهم‌ترین شخصی است که به‌طور مستقیم مسئول تغییر است. وی می‌تواند نماینده ارشدی باشد که مسئولیت مدیریت منابع درگیر در فرایند مدیریت تغییر را بر عهده داشته باشد و می‌تواند هزینه‌های صرف شده در کل فرآیند را کنترل کند. حامی تغییر تا پایان فرایند حضور دارد و به‌طور مستقیم مسئول جلب حمایت و تعهد رهبران کسب و کار است. وی مقاومت یا موانع موجود در مسیر مدیریت تغییر را به حداقل می‌رساند و خطرات ناشی از اقدامات بنیادی را برطرف می‌کند. حامی تغییر معمولاً فردی است که در اجرای تصمیمات مهم برای کنترل مشکلات در مدیریت تغییر اقتدار بیشتری دارد و بسیار باتجربه عمل می‌کند.

* عامل تغییر (Change Agent): عامل تغییر وظیفه هماهنگی فعالیت‌های روزمره را بر عهده دارد و پشتیبانی و همچنین تخصص لازم را برای اطمینان از موفقیت طرح و برنامه ابتکاری تغییر فراهم می‌کند. تیم‌های تغییر تسهیل‌کننده‌هایی هستند که در هماهنگی گسترده بین عملکردهای مختلف مشارکت دارند، چارچوب عملیاتی را ایجاد می‌کنند و نسبت به رعایت مقررات مربوط به کل فرایند اطمینان حاصل می‌کنند.

* جریان‌ها یا گروه‌های کاری (Work Streams/Groups): این مورد شامل نیروها یا گروه‌های کاری است که به‌طور مستقیم مسئول تحقق اهداف خاص مدیریت تغییر هستند. نیروهای کار یا گروه‌های متخصص درون سازمان‌ها بر روی پروژه‌های خاص کار می‌کنند و به‌طور مستقیم مسئول انجام وظایف تعیین‌شده در جدول زمانی و منابع از پیش تعیین شده هستند.

تعهد رهبری (Commitment of the Leadership): رهبران؛ فرهنگ سازمانی و فضای مناسب را برای تحقق اهداف مدیریت تغییر ایجاد می‌کنند. تعهد و مشارکت آن‌ها برای موفقیت اقدامات تغییر بسیار مهم است. این رهبران غالباً تحول‌گرا و بصیر هستند؛ به عبارتی، می‌توانند همکاری و مشارکت را در تمام سطوح سازمان پرورش دهند.

آگاهی و مشارکت ذی‌نفعان (Stakeholders Awareness and Involvement): مشارکت ذی‌نفعان در کل فرآیند برای موفقیت مدیریت تغییر بسیار مهم است. سازمان‌ها باید با تسهیل ایجاد فضای همکاری، ذی‌نفعان را در طرح و برنامه‌ها مشارکت داده و اهداف و نتایج آن را اعلام کنند.

هم‌سویی نیروی کار (Workforce Alignment): این امر اساساً باید دربردارنده ارزیابی تأثیر فرایند مدیریت تغییر بر افراد و ایجاد برنامه‌هایی برای جلب حمایت افراد در کل فرآیند از طریق ایجاد همکاری‌های مشترک و تعیین نتایج سودمند باشد.

منبع:

The article is Written By “Prachi Juneja” and Reviewed by Management Study Guide Content Team

مترجم و نویسنده: اعظم داودی